Construire une réunion avec efficacité, participation et créativité

JOUR 1
Temps 1 : Définir ce qu’est une réunion
Clarification de la réunion comme outil et non comme finalité, en définissant ses types et son utilité pour la communication, la réflexion collective et la prise de décision.
Expérimentation en binômes puis en groupe via blasons ou dessins symboliques pour représenter les perceptions et préjugés de chacun sur l’outil « réunion ».
Temps 2 : Construire une réunion avec efficacité
Exploration des différents types de réunions et méthodologies pour les concevoir efficacement.
Mise en pratique via la ronde des posters, échanges collectifs et co-construction d’éléments concrets pour mesurer l’efficacité et standardiser les pratiques.
Temps 3 : Animer une réunion et faire participer
Acquisition des compétences pour assumer son autorité cordiale, encourager la participation et renforcer la confiance en soi.
Exercices collectifs en lien avec les techniques de prise de parole en public pour améliorer la qualité et la dynamique de l’animation.
Temps 4 : Préparer la gestion des perturbations
Identification des situations de perturbation en réunion et partage des stratégies existantes.
Expérimentation avec les missions déléguées pour favoriser une réunion collaborative et préparer les apprentissages du temps suivant.
Conclusion de la journée
Questions/réponses, révision des apprentissages et définition des premiers pas d’évolution dans la conduite des réunions

JOUR 2

Introduction
Rappel des apprentissages de la veille, présentation du programme du jour et échanges questions/réponses pour préparer la mise en pratique.
Temps 5 : Savoir utiliser les outils créatifs et participatifs en tant que concepteur et animateur
Chaque participant conçoit une réunion intégrant au moins une méthode participative ou créative, puis l’anime devant le groupe.
Débrief collectif et individuel pour identifier les atouts et pistes d’amélioration de chacun.
Objectif : mettre en œuvre les apprentissages de la veille sur des cas concrets et renforcer les compétences de conception et d’animation.
Exercice 6 : Gérer les perturbations lors d’une réunion avec une autorité cordiale
Travail sur la gestion des perturbations et la canalisation des émotions en réunion.
Les participants appliquent les outils de posture et d’autorité cordiale pour affirmer leur légitimité et maintenir le contrôle de la réunion.
Exercices pratiques pour entraîner le démarrage de réunion et l’affirmation de l’animateur.
Conclusion de la formation
Synthèse de l’ensemble de la formation et ancrage des apprentissages.
Évaluation écrite et tour de table final pour partager les retours à l’oral et consolider les acquis.